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Posted by: MFG members John Christou + Dan Emery

From: DOC Quebec <cifcquebec@sympatico.ca>

Posted: March 15, 2006

Subject: DOC QUEBEC AGM - Call for General Election

Event Date: Tuesday, March 21^st, 2006

French follows below.

DOC-QUEBEC (WWW.DOCORG.CA) CALL FOR A GENERAL ELECTION

DOC-Quebec is issuing a call for a general election to fill thirteen positions for a new executive board.  The election is to be held in conjunction with the Annual General Meeting to be held on March 21st at La Maison de la réalisation, 3480 St. Denis St. beginning at 7 pm.  The meeting will open with a recorded farewell address from out-going president Malcolm Guy and will conclude with a wine and cheese party to celebrate our newly elected board of executives.

EXECUTIVE COMMITTEE RESPONSIBILITIES

As a member of the Executive Committee you will represent Montreal's Documentary Filmmaking community (directors, producers, technicians etc). It is a position of leadership whose responsibilities include: attending monthly meetings, organizing events, participating on sub-committees, and contributing to the evolution and defense of the Canadian Documentary filmmaking tradition. Being on the executive places you at the core of the Documentary community in Canada as DOC Quebec works with the National Chapter and the Local Chapters from Vancouver to Halifax, to strength the Documentary industry.

SUBMITTING CANDIDACY

Anyone who is a member in good standing of DOC-Quebec can put themselves forward or be nominated as a candidate.  In order to submit your candidacy or be nominated it is essential that a one paragraph biography on the potential candidate be emailed to DOC Quebec at cificquebec@sympatico.ca no later than March 17th.  A compilation list of all candidates will then be sent out to the membership on Monday, March 20th.

A candidate can also present themselves or be nominated at the beginning of the election period at the AGM on March 21st.  However, any candidate who is nominated at this time must be present in order to accept or refuse the nomination.

THE POSITIONS

There are thirteen positions to be filled on the executive board.  Five of these positions are designated as:  President, 2 Vice-Presidents, Secretary and Treasurer. 

Anyone elected to the positions of president or vice-president should understand that the presence of a minimum of two of these three members will be mandatory at all monthly executive meetings.

The first order of business for the newly elected executive is to assign the five designated positions as they see fit through an open and diligent discussion amongst themselves finalising each position through a series of motions that would conclude in a show of hands.

THE BALLOTING PROCESS

The election will be conducted by secret ballot with each ballot to contain the names of five candidates.  The thirteen candidates who accumulate the most votes will comprise the new board.  Any resulting tie will be resolved through a second and, if necessary, a third round of ballotting.  

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ÉLECTIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE DOC QUÉBEC

Le conseil d’administration de DOC Québec procèdera à des élections le 21 mars prochain pour composer son nouveau conseil d’administration. 13 nouveaux membres de l’exécutif seront élus. Les élections auront lieu lors de la prochaine assemblée générale, le 21 mars à La Maison de la réalisation (ARRQ), 3480 rue St. Denis à 19:00. L’assemblée débutera par un court message vidéo du président sortant Malcolm Guy et se terminera par un cocktail de vin et fromage pour saluer les nouveaux élus.

En tant que membre du conseil d’administration,  vous représenterez une communauté d’artisans oeuvrant en documentaire (cinéastes, techniciens, producteurs); c’est une position qui exige un leadership car vous devez assumer certaines responsabilités : participez aux rencontres mensuelles de l’exécutif, organiser des événements, participer à au moins un sous-comité et contribuer au développement et à la défenses des politiques pour le documentaire indépendant. Cette position vous permettra d’être au coeur de l’action dans le domaine du documentaire car  vous participerez activement au développement et à la croissance de DOC QUÉBEC. Avec DOC national et les autres chapitres, de Vancouver à Halifax, nous participons à  l’amélioration de cette industrie culturelle importante que représente le documentaire indépendant au Canada.

VOS CANDIDATURES

Tout membre en règle peut proposer sa candidature ou être proposé par un autre. Pour soumettre sa candidature ou pour être nominé, il faut envoyer un paragraphe qui vous décrit. Faire parvenir à DOC Québec à l’adresse cifcquebec@sympatico.ca au plus tard le 17 mars 2006. Une liste de tous les candidats sera compilée et envoyée aux membres de DOC Québec le 20 mars prochain.

Un candidat peut aussi se présenter ou être nommé au début de l’assemblée générale du 21 mars. Toutefois, il est à noter que les candidats nommés devront être présent à l’assemblé pour accepter ou refuser la nomination.

LES POSTES

13 nouveaux membres seront élus au conseil. Il y aura un poste de Président et deux postes de Vice-président. Deux de ces trois membres doivent être présent aux rencontres mensuelles du conseil d’administration. Un Secrétaire et un Trésorier seront aussi élus.

Le premier mandat du conseil d’administration sera de procéder à l’élection de ces cinq positions.

LE PROCESSUS ÉLECTORAL

Les élections se feront par vote secret. Il y aura cinq candidats sur chaque bulletin de vote. Treize des candidats qui accumuleront le plus de votes composeront le nouveau conseil d’administration. Il pourra y avoir si nécessaire un deuxième et un troisième vote.

Pour toutes informations concernant les élections ou DOC Québec, contacter Dan Emery, coordonnateur de DOC Québec: cifcquebec@sympatico.ca

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